PPS-Handbuch/5 Grundlegendes zum Erstellen eines Beitrags
Auf den folgenden Seiten werden Ihnen kurz und knapp die drei grundlegenden Schritte erklärt, die Sie anwenden müssen, wenn Sie einen Beitrag erstellen wollen.
Zuerst müssen Sie einen „Beitrag erstellen“ (5.1).
Wenn Sie Fotos verwenden wollen, wird Ihnen im zweiten Schritt erläutert, was es mit den „Template-Bausteinen“ auf sich hat (5.2).
Und zuletzt wird beschrieben, wie Sie den erstellten Beitrag in Ihrem Gemeindebrief auf der entsprechenden Seite platzieren können (5.3).
Wenn Sie sich tiefer in die Materie einarbeiten möchten, finden Sie mehrere Exkurse zu den Funktionalitäten des Editors.
Das Korrekturlesen, Formatieren und Einfügen von Fotos kann unmittelbar online erfolgen.
Dabei helfen das Ampelsystem, um den Status der Bearbeitung anzuzeigen, und die Notizfunktion, mit deren Hilfe man den anderen im Team direkt an jedem Beitrag Mitteilungen hinterlassen kann. Dabei sollten Sie in der Redaktion möglichst mit Kürzeln und Terminangaben arbeiten, um die Zuordnung der Notizen zu ermöglichen.
Außerdem können über die Versionshistorie Text- und Layoutänderungen nachverfolgt werden (Exkurs: Editor II – Das Layoutfenster im Editor).
Hilfreich ist ebenfalls die Kommentarfunktion (7. Von „erfasst“ bis „druckfertig“). Korrekturanweisungen können hier auch direkt bestimmten Personen zugeordnet werden.
Auch wer nicht in der Endredaktion mitarbeitet, kann hier seine Beiträge direkt selbst im PPS eingeben.
5.1 Beitrag erstellen
[Bearbeiten]Wenn Sie einen neuen Beitrag erstellen möchten, sollten Sie immer nach folgendem Schema vorgehen:
Als erstes gehen Sie in der Seitenplanungsansicht auf „Erstellen“ oben rechts in der Ecke. Es klappt ein Dropdown-Menü auf, in dem Sie auf „neuer Beitrag“ klicken:
Wenn Sie darauf geklickt haben, öffnet sich der Editor (Sie verlassen die Seitenplanungsansicht – Erläuterungen dazu siehe im Exkurs: Editoransicht → zum Exkurs).
Ganz oben links in der Editoransicht geben Sie Ihrem Beitrag in der Zeile „Titel des Artikels“ zunächst einen aussagekräftigen Arbeitstitel. Unter diesem Artikelnamen erscheint der Beitrag später im Inhaltspool.
WICHTIG: Dieser Arbeitstitel wird nicht gedruckt! Sinnvoll ist z. B. eine Kombination aus Seitenzahl und Inhalt des Beitrags, also beispielsweise „2-andacht“.
„Template“ ist das englische Wort für „Vorlage“ oder „Schablone“. Hier im PPS gibt es eine ganze Bibliothek, aus der Sie eine „Artikelvorlage“ und/oder einen passenden Baustein (wie z. B. ein Foto) auswählen können, um Ihren Beitrag so zu gestalten, wie Sie es sich vorstellen. Eine Übersicht über die gängigsten Artikel-Templates finden Sie auf Exkurs: Übersicht über die wichtigsten Templates.
Jeder neu erstellte Beitrag bekommt vom System her zunächst einmal das Standard-Template „durchgesetzt_standard“ zugeordnet. „Durchgesetzt“ beschreibt den Text, der in einer Spalte über die ganze Seite verläuft. Dieses Template können Sie entweder gleich weiterverwenden oder Sie wählen ein anderes Standard-Template aus, beispielsweise „spaltiggesetzt_standard“, wo der Text in zwei Spalten geteilt ist.
Um ein Template zu ändern, klicken Sie, bevor Sie anfangen zu schreiben, links unter „Struktur“ auf „Template-Bibliothek“, um ein passendes Template für Ihren Beitrag zu wählen.
Es ist ein großer Unterschied, ob Sie ein ganzseitiges Foto hochladen, ob Sie ein Inhaltsverzeichnis oder eine Gottesdienstliste erstellen wollen oder einen längeren Text, z. B. einen Rückblick oder eine Andacht.
Wenn Sie also auf „Template-Bibliothek“ klicken, öffnet sich folgendes Fenster:
Indem Sie darauf klicken, wählen Sie hier das Template, mit dem Sie arbeiten wollen. Dieses wird Ihnen im Anschluss in der linken Strukturspalte auch als aktuell verwendetes Template ganz oben angezeigt.
Nun können Sie mit dem „Befüllen“ des Templates beginnen: Klicken Sie dafür links in der Strukturspalte auf „Überschrift“ oder „Text“, um auszuwählen, welches Template-Feld Sie nun bearbeiten, sprich befüllen möchten. Das „Überschrifts-Feld“ ist am Anfang standardmäßig ausgeblendet – für den Fall, dass Sie keine Überschrift benötigen. Um es sichtbar zu machen, klicken Sie einfach auf das durchgestrichene Auge links neben „Überschrift“.
Es gibt zwei Möglichkeiten, im Bearbeitungsfenster entweder den Text, die Überschrift oder den Template-Baustein (wie z. B. ein Bild) zu bearbeiten: Entweder mit Doppelklick auf das entsprechende Feld rechts in der Beitragsansicht oder mit einem Klick links unter Struktur auf „Überschrift“, „Text“ oder z. B. „image001“.
Detailliertere Informationen zur Bearbeitung von Texten im PPS finden Sie im Exkurs auf Exkurs: Editor I – Die Bearbeitungsleiste im Editor.
Wenn die Template-Felder sichtbar sind, können Sie auch im rechten Layout- bzw. Vorschaufenster einen Doppelklick auf das blau hinterlegte Feld „Überschrift“ oder auf das gelbe Textfeld machen, um das gewünschte Feld zu bearbeiten.
Jetzt können Sie im mittleren Inhaltsfenster lostippen! (Weitere Hinweise zum Bearbeiten von Beiträgen finden Sie im Exkurs auf Exkurs: Editor I – Die Bearbeitungsleiste im Editor).
Durch das Anklicken des Buttons „Speichern & Schließen“ rechts unten wird der Beitrag gespeichert, der Editor geschlossen und Sie befinden sich wieder in der Seitenplanungsansicht.
Ihr neuer Beitrag taucht dort im Inhaltspool unter dem als Arbeitstitel vergebenen Namen auf. Sollten Sie vergessen haben, einen Arbeitstitel zu vergeben, erhält der Beitrag automatisch den Überschriftstext als Arbeitstitel.
Sie können Ihren Text direkt hier im PPS tippen. Es ist aber auch möglich, Ihren Text (z. B. aus einer E-Mail oder einem Word-Dokument) in die Zwischenablage zu kopieren und hier einzufügen.
5.2 Einfügen von Fotos / Illustrationen
[Bearbeiten]In jeden Beitrag, den Sie verfassen, können Sie beliebig viele Bilder einfügen. Wenn Sie in der Editoransicht sind, klicken Sie in der linken Strukturspalte auf „+ Template-Baustein“:
In diesem Fenster werden Ihnen alle Bilder aufgelistet, die Sie bereits in Ihrem Beitrag verwenden oder für den Beitrag bzw. Ihren Gemeindebrief hochgeladen haben.
Dann öffnet sich das Fenster mit den vorhandenen Template-Bausteinen, die Sie verwenden können:
Hier können Sie auswählen, wie Ihr Bildelement aussehen soll. Soll es rund sein, mit Rand, über eine oder zwei Spalten gehen, mit Bildunterschrift darunter usw. Auch Template-Bausteine wie Infokästen oder QR-Code, können Sie hier finden.
Es gibt hier auch Baustein-Templates die im Namen „... für Kasten“ stehen haben. Diese Bausteine sind für das Standard-Template „kasten_farbig_standard“ bestimmt. Hier ist der nötige Abstand zum Rand des Kastens schon mit eingerechnet und Sie ersparen sich das Zurechtrücken des Bausteins innerhalb des Kastens.
Wenn Sie einen Template-Baustein ausgewählt und hinzugefügt haben, erscheint dieser „Platzhalter“ in der rechten Layoutansicht als rosa hinterlegtes Feld („image001“) und zwar immer erst in der oberen linken Ecke Ihres Beitrags.
Indem Sie den neu eingefügten Template- Baustein in der Layoutansicht anklicken und die linke Maustaste gedrückt halten, können Sie ihn an die Position ziehen, an der er im Beitrag seinen Platz finden soll. An den kleinen Greifern an den Bildrändern, können Sie auch die Größe des Bildes verändern.
Wie beim Beitrag, ist es auch auch bei den Bausteinen möglich, die Position und Größe manuell oder am Raster ausrichtend zu verändern. Achten Sie jedoch stets darauf, nach jeder manuellen Bearbeitung wieder auf „An Raster ausrichten“ zurückzustellen!
Wenn Sie den Bild-Platzhalter nun mit einem Foto oder einer Grafik befüllen möchten, machen Sie einen Doppelklick auf das „image001“-Feld in der Layoutansicht oder klicken Sie in der Strukturspalte unter „Template-Bibliothek“ den entsprechenden Template-Baustein an. Anschließend klicken Sie auf „Bild auswählen“:
Ebenso finden Sie hier Bildersammlungen, die schon in der Cloud liegen und frei verwendet werden dürfen. Darunter befinden sich u. a. jahreszeitlich aktuelle Bilder (u. a. von Pixabay), allgemeine Logos und Symbole oder Bilder, die gut auf Kinderseiten Verwendung finden.
Vor allem bei den aktuellen Fotos ändert sich das Angebot. Also ruhig immer mal reinschauen! Dies ist ein sehr hilfreicher Fundus, der Ihnen für Ihren Gemeindebrief nützlich sein kann.
Sie können Bilder sowohl für den Artikel, an dem Sie gerade arbeiten, als auch für Ihren Gemeindebrief als Produkt hochladen.
Wenn Sie ein Bild dem Beitrag zuordnen wollen, klicken Sie in der Ebene „Artikel: Arbeitstitel des Artikels“ auf „Hochladen“ und wählen Sie von Ihrem Computer ein Bild oder mehrere Bilder aus.
Wenn Sie Ihr Bild frei positionieren möchten (z. B. in die Mitte des Textes schieben wollen), klicken Sie im Layoutfenster auf den kleinen, nach unten gerichteten Pfeil neben „An Raster ausrichten“:
Wenn Sie Ihrem Gemeindebrief Bilder zuordnen wollen, klicken Sie in der Ebene „Produkt: Name des Gemeindebriefes“ auf „Hochladen“ und wählen ein Bild oder mehrere Bilder aus, die Sie Ihrem Gemeindebrief zuordnen wollen. Sie können der Bildersammlung auf Produktebene – also für Ihren Gemeindebrief – bis zu 40 Bilder zuordnen. Dies empfiehlt sich vor allem für Bilder, die Sie immer wieder nutzen, also z. B. die Portraits der Mitarbeitenden.
Sie können den Template-Baustein auch über das Papierkorb-Symbol in der Auflistung in der linken Strukturspalte entfernen. Um sicherzugehen, dass Sie nicht das falsche Element löschen, können Sie durch Klicken auf das Auge-Symbol das Element erstmal unsichtbar machen.
Sie können Bilder, die einem Beitrag bzw. dem Gemeindebrief zugeordnet sind, jederzeit wieder löschen (Symbol Papierkorb), eine Bildbeschreibung oder einen Autor hinzufügen.
Klicken Sie nun in der Bildersammlung auf das Bild, das Sie gern im Beitrag platzieren möchten.
Das Bild, welches Sie gerade bearbeiten, erscheint in der linken Strukturspalte blau hinterlegt. Die schon vorhandenen Bilder sind gelb hinterlegt. Rechts im Layout ist das Bild, welches gerade bearbeitet wird, leicht grün eingefärbt.
Nun wird das Bild im Bearbeitungsfenster im Editor im vorgewählten Format angezeigt.
Im Bearbeitungsfenster wird Ihnen auch immer angezeigt, ob das Bild zum Abdruck geeignet ist. Es sollte mindestens 200 dpi haben, dann erscheint die dpi-Zahl grün; zu niedrige Auflösungszahlen werden rot angezeigt.
Wenn Sie einen Doppelklick auf das Bild machen, können Sie in der Bearbeitungsansicht die Größe und den Bildausschnitt Ihres Fotos wählen.
Wenn Sie einen Template-Baustein zuviel eingefügt haben, können Sie ihn natürlich auch wieder löschen. Machen Sie dafür in der Layoutansicht auf der rechten Seite einen Rechtsklick auf den entsprechenden Template-Baustein und klicken Sie auf „Template-Baustein entfernen“.
Wenn Sie einen Template-Baustein mit einer Bildunterschrift wählen, tragen Sie in dem Textfeld unter „image001_subtitle“ den entsprechenden Bildtext ein. Unter „image001_ author“ nennen Sie den Bildautor, also denjenigen, der das Bild gemacht hat, oder Sie benennen Ihre Quelle (Bild oben; siehe dazu auch den Exkurs „Woher bekomme ich Bilder?“ auf → zum Exkurs). Die Bildunterschrift, also der Bildtext, erscheint unter dem Bild im Layout linksbündig. Der Autor des Bildes wird systemseitig automatisch rechtsbündig gesetzt.
Es scheint anfangs vielleicht schwierig, den Bildausschnitt so zu bestimmen, wie man ihn gerne haben möchte. WICHTIG: Das System wählt den Ausschnitt immer entsprechend dem Verhältnis von Höhe und Breite, wie Sie es in Ihrer Layoutansicht mit dem Platzhalter-Rahmen festlegen! Wenn Sie also einen flacheren Ausschnitt brauchen, müssen Sie zunächst den Template-Baustein der rechten Layoutansicht, also den Rahmen des Bildes, entsprechend verändern.
Mit Hilfe der viereckigen Punkte an dem ausgewählten Bild können Sie den gewünschten Ausschnitt des Bildes wählen, der im Beitrag erscheinen soll.
Ab und an kann es passieren, dass die kleinen schwarzen „Greifer“ am Template-Baustein im Layoutfenster nicht sichtbar sind. Das ist hinderlich, wenn Sie den Baustein darüber in Höhe oder Breite verändern möchten. In diesem Fall klicken Sie einfach in der Strukturspalte auf den entsprechenden Template-Baustein und die Greifer werden sichtbar. Es gibt allerdings auch Template-Bausteine, die in der Größe unveränderbar sind.
Das nächste Icon sind zwei Pfeile die ums Eck laufen. Wenn es Ihnen vorkommt, dass Ihnen das Bild „aus dem Raster gefallen“ ist, Sie es also nicht mehr da positionieren können, wie Sie es gerne möchten, dann klicken Sie auf diese Pfeile und der Template-Baustein wird „erneut angewendet“. Das bedeutet, dass alle von Ihnen vorgenommenen Formatierungen zurückgesetzt werden.
Wenn Sie nun entscheiden, dass dieser Template-Baustein zu viel in Ihrem Beitrag ist, können Sie ihn löschen, indem Sie auf das kleine Symbol mit der Mülltonne klicken. Der Template-Baustein ist somit nicht wie bei dem Auge einfach aus dem Beitrag ausgeblendet, sondern wurde entfernt. Das darin möglicherweise bereits enthaltene Bild bleibt aber, da es einmal zum Artikel hochgeladen wurde, in der Bildersammlung des Beitrags weiter erhalten.
Neben dem Auge befindet sich das Symbol zum Kopieren des Bausteins. Ein Bild-Baustein wird ohne Inhalt dubliziert, es wird nur die Bausteinart und die bereits eingestellte Form und Größe beibehalten. Der kopierte Baustein wird wieder im Layoutfenster links oben im Beitrag positioniert und kann dort von Ihnen verschoben und weiter bearbeitet werden.
Dort können Sie auf „Manuell“ wechseln und anschließend Ihr Bild an der gewünschten Stelle positionieren.
Wichtig: Stellen Sie nach der Positionierung des Bildes die Einstellung unbedingt sofort wieder zurück auf „An Raster ausrichten“!
Links in der Strukturspalte finden Sie alle von Ihnen verwendeten Bilder unter „Template- Bausteine“ aufgelistet. In jedem aufgelisteten „image001“ sehen Sie in der rechten unteren Ecke fünf Symbole:
Die beiden Pfeile in entgegengesetzter Richtung bewirken, dass man den Baustein gegen einen anderen austauschen kann.
Das Auge besagt, dass dieses Bild, was Sie gerade bearbeiten (das erkennen Sie daran, dass das „image001“ blau und nicht gelb hinterlegt ist), im Beitrag zu sehen ist. Wenn Sie auf das Auge klicken, ist der Template-Baustein zwar noch vorhanden, aber in Ihrem Beitrag ausgeblendet (das Icon ist zu einem durchgestrichenen Auge geworden). Sie können durch Anklicken des Auge-Symbols den Template-Baustein wieder einblenden.
Wünschen Sie, dass Ihr Bild eine besondere Größe hat und diese sich nicht an der Spaltenbreite des Templates orientiert, dann können Sie dies neben „B:“ und „H:“ über der Layoutansicht verändern.
Auch die Position eines Bildes im Beitrag können Sie so „händisch“ bestimmen, indem Sie das Bild auf der „X“- beziehungsweise „Y“-Achse verschieben. Am komfortabelsten funktioniert dies über die Pfeiltasten rechts neben den Zahlen.
Sind alle Bilder nach Ihren Wünschen zugeschnitten und positioniert, gehen Sie auf „Speichern & Schließen“. Der Beitrag wird nun im Inhaltspool gespeichert.
Selbstverständlich können Sie auch alle Beiträge, die bereits auf den Seiten platziert sind, durch Doppelklick und Öffnen im Editor weiter bearbeiten und z. B. nachträglich bebildern.
Es können auch Bilder über die gesamte Seite eingefügt werden. Nutzen Sie dafür das Standard-Template „Anzeige mit Beschnitt“, welches Sie in der Template-Bibliothek finden.
Wichtig! Wenn Sie ein PDF einfügen, welches bereits über eine Beschnittzugabe rundherum verfügt, muss diese an der Blattseite, die innen liegt, „abgeschnitten“ werden. (Siehe dazu auch Exkurs: Übersicht über die wichtigsten Templates)
Analog zum Wechseln eines Templates können Sie auch einen Template-Baustein wechseln. Klicken Sie dazu im Kontextmenü auf die Option „Template-Baustein wechseln“ oder in der Strukturleiste auf das Symbol der nach rechts und links zeigenden Pfeile „Baustein wechseln“.
aus: pfarrbriefservice.de
5.3 Beitrag positionieren
[Bearbeiten]Wenn Sie nun einen Beitrag erstellt haben, erscheint dieser zuerst im Inhaltspool der Seitenplanungsansicht. Dort „landen“ zunächst alle Beiträge, die Sie und alle Mitarbeitenden im PPS erstellen, und warten darauf, auf die entsprechenden Seiten gelegt zu werden.
Um den betreffenden Beitrag an eine Stelle im Gemeindebrief zu platzieren, scrollen Sie im mittleren Seitenübersichtsfenster zu der Seite, auf die der Beitrag soll. Danach klicken Sie den Beitrag im Inhaltspool an, halten die linke Maustaste gedrückt und ziehen ihn einfach auf die Seite.
Anschließend können Sie die Größe und Position bestimmen. So können mehrere kleinere Meldungen auf einer Seite positioniert werden.
Wenn Sie mehrere Beiträge auf einer Seite positionieren wollen, kann es passieren, dass sie zuerst zu groß formatiert sind, sodass sie sich überdecken. Wenn Sie nun einen Beitrag auf einer Seite platzieren wollen, auf der bereits ein Beitrag ist und der zweite den ersten überdecken würde, kann es sein, dass von dem unten liegenden vielleicht Teile verdeckt werden. Also nicht erschrecken, die Beiträge sind noch da und werden wieder vollständig sichtbar, wenn Sie alle Beiträge passend positioniert haben.
Bringen Sie die Beiträge anhand der beiden „Greifer“ (das sind die kleinen schwarzen Quadrate rechts und unten am Beitragsrand) in die gewünschte Größe.
Wenn Sie den Beitrag in der Breite verändern, springt der rechte Template-Rahmen automatisch auf die nächste Spalte. Dabei muss man einen kleinen Widerstand überwinden, ziehen Sie den Greifer also „beherzt“ nach rechts oder links.
Was die Höhe eines Templates angeht, gibt es noch einen anderen Weg, diese an den Inhalt anzupassen: Sie können einen Rechtsklick auf den positionierten Beitrag machen und auf „BETA: Template an Inhalt annähern“ klicken, das System passt automatisch den Template-Rahmen an.
Handbuch: Inhaltsverzeichnis · ← 4. Benennen der Seiten in der Seitenplanungsansicht · Exkurs: Editoransicht →