PPS-Handbuch/Exkurs Editor I – Die Bearbeitungsleiste im Editor
Wenn Sie Ihr passendes Template ausgewählt haben (siehe dazu „Beitrag erstellen“ → zum Abschnitt, und „Übersicht über die wichtigsten Templates“ → zum Exkurs), können Sie Ihren Text einbauen.
Im Folgenden wird die Bearbeitungsleiste des Editors erläutert:
Ganz oben links steht „Text“. Dahinter steht eine Zahl, die angibt, wie viele Zeichen (samt Leerzeichen) Ihr Text enthält.
Rechts davon wird – falls vorhanden – der „Übersatz“ ausgewiesen. Wenn Sie diese Angabe anklicken, werden im Textbearbeitungsfenster die überzähligen Zeichen, die nicht ins Template-Feld passen, blau markiert angezeigt.
Unter „Text“ finden Sie mögliche Textausrichtungen (zentriert, linksbündig usw.). Es ist am besten, wenn Sie die ursprüngliche Einstellung des Templates an dieser Stelle beibehalten, um die Formatierung des Templates zu belassen. Eine Änderung der Textausrichtung wirkt sich immer auf das gesamte Template aus! Zur ursprünglichen Ausrichtung kommen Sie durch erneutes Anklicken der gewählten Ausrichtung zurück.
Wenn Ihr Text im rechten Layoutfenster rot hinterlegt ist (das untrügliche Zeichen dafür, dass Ihr Text zu lang für das Template ist), gibt es verschiedene Möglichkeiten, Text und Rahmen des Templates aneinander anzupassen.
Der Text könnte gekürzt werden oder Sie passen den Rahmen des Templates an. Das können Sie händisch vornehmen, indem Sie den Textrahmen an den kleinen schwarzen Griffpunkten breiter oder höher ziehen oder indem Sie einen Rechtsklick auf den Beitrag machen und im Kontextmenü auf „Rahmen an Inhalt anpassen“ klicken.
Ist der Platz für Ihren Text oder Ihre Gottesdienstliste zu klein für eine Seite, können Sie auch Folge-Templates einfügen. (Siehe 9. Folge-Template einfügen oder entfernen)
Sind Ihr Text oder die Überschrift nur wenige Worte zu lang und rot hinterlegt, können Sie versuchen, den Text über folgende Wege passend zu machen.
Über die Laufweite des Textes:
Klicken Sie dafür auf „0[Standard]“ Dann öffnet sich folgendes Kontextmenü:
Je nachdem, wieviel Ihr Text zu lang ist, wählen Sie die entsprechende Reduzierung der Laufweite.
Über die Buchstabenskalierung des Textes:
Wenn Sie nur einen minimalen Überhang haben, können Sie auch die Buchstabenskalierung des Textes verändern.
Klicken Sie dafür auf „100%[Standard]“. Und es öffnet sich folgendes Kontextmenü:
Es gibt hier zum Beispiel die Möglichkeit, den ersten Absatz mit einem vergrößerten Buchstaben zu beginnen, der dann über zwei Zeilen reicht. Markieren Sie dafür den Absatz im Text und klicken Sie auf „Absatz mit Initial“.
Sie können die Buchstabenskalierung des Textes entweder um fünf Prozent minimieren oder maximieren.
Sie können hier ebenfalls Worte fett, kursiv oder in verschiedene Farben setzen. Markieren Sie dafür das entsprechende Wort und klicken Sie in dem Kontextmenü unter Zeichenformate auf die gewünschte Formatierung.
Die Veränderung von Laufweite und Buchstabenskalierung kann v. a. bei minimal zu langen Überschriften sinnvoll sein.
Rechts neben der Buchstabenskalierung finden Sie das Icon Auto Text Fit.
Wenn Sie auf dieses Icon klicken, versucht die Software von allein, Ihren Text dem Rahmen entsprechend zu verkleinern.
Wenn Sie auf den kleinen Pfeil neben dem „T“ klicken, öffnet sich ein Kontextmenü, in dem die für das jeweilige Template möglichen Zeichen- und Absatzformate aufgelistet sind:
Wenn Sie diese Option wählen, können Sie selbst die Buchstabenskalierung und die Laufweite des Textes nicht mehr ändern. Das übernimmt dann das Programm für Sie. Oft genügt die Anwendung der „Auto Text Fit“-Option schon, um den Übersatz noch in den Textrahmen zu bekommen. Es ist eine sehr komfortable Möglichkeit. Diese Spationierungs-Änderungen im Text sind für das Laienauge kaum oder gar nicht zu erkennen.
Sie haben in den verschiedenen Templates unterschiedliche Möglichkeiten, Ihre Texte mit Formatierungen zu versehen.
Die von Ihnen verwendete Formatierung können Sie sich im Bearbeitungsfenster anzeigen lassen, indem Sie auf das „Stift“-Symbol unterhalb des Wortes „Text“ klicken:
Sodann werden Ihnen im Bearbeitungsfenster die Strukturen des Textes angezeigt: Leerzeichen sind mit einem kleinen Punkt zwischen den Worten markiert, ebenso wie verwendete Zeichen- und Absatzformate sowie Tabulatoren.
Sind Sie am Verzweifeln, weil Ihr Text immer noch rot hinterlegt ist, Sie aber in der Layoutansicht doch den gesamten Text sehen können?
Dann klicken Sie auf den kleinen Stift unter „Text“. Dadurch werden Ihnen möglicherweise am Textende vorhandene Leerzeichen angezeigt, die schuld daran sind, dass Ihr Text für das System noch als zu lang erkannt wird, und die Sie nun entfernen können!
Das Absatzformat für farbig unterlegte Zeilen ist so eingestellt, dass die Farbe über die gesamte Zeile geht. Fügen Sie zwischen den Textzeilen einen Absatz ohne Formatierung ein, entsteht ein schmaler weißer Abstand zwischen den farbigen Zeilen. Dies eignet sich besonders gut für die Auflistung von Veranstaltungen.
Wenn Sie Text einfügen möchten zwischen den farbigen Zeilen, welcher aber auf einer Linie mit dem farbig unterlegten Text beginnen soll, dann nutzen Sie das Absatzformat „weiß unterlegt“.
Vorab können gewünschte Formatierungen besprochen werden, die Ihnen dann im jeweiligen Template zur Verfügung stehen. So ist es beispielsweise auch möglich, den unter dem Text genannten Autor kursiv und rechtsbündig zu formatieren. Oder, was sich besonders gut für Gottesdienstlisten eignet, einzelne Zeilen in Farbe zu hinterlegen.
Um Formatierungen zu entfernen, markieren Sie die entsprechenden Worte oder Absätze und klicken Sie entweder auf das Icon, das aussieht wie ein durchgestrichenes T, um ein Zeichenformat zurückzusetzen, oder auf das Absatz-Icon mit dem Pfeil nach links, um das Absatzformat zu entfernen:
Rechts davon befindet sich in der Bearbeitungsleiste ein kleiner „oranger Zauberstab“. Indem Sie Worte markieren und damit formatieren, bewirken Sie, dass eben diese Worte in der pdf-Datei nicht gedruckt werden. Die Worte sind also nur hier sichtbar.
Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie sich bei einer Formulierung oder einem Fakt nicht sicher sind und somit denjenigen als Anmerkung darauf aufmerksam machen wollen, der Ihren Text Korrektur liest.
Der „blaue Zauberstab“ besagt, dass die damit formatierten Worte im Druck erscheinen. Wenn Sie aber dann den gleichen Beitrag ins Online-Portal stellen möchten, würden diese Worte nicht ausgespielt.
Das kann dann interessant sein, wenn es beispielsweise um Namen oder persönliche Daten geht.
Hinter den zwei verbundenen Ringen rechts neben den „Zauberstäben“ verbirgt sich die Möglichkeit, Internetseiten direkt auch im PPS zu verlinken, sodass bei der Generierung des PDFs diese Info mitgegeben wird.
Das bietet sich an, wenn Sie Ihren Gemeindebrief als PDF auf Ihre Homepage stellen. So können die Links im PDF-Dokument direkt angeklickt werden. Markieren Sie den im Bearbeitungsfenster eingefügten Link und klicken Sie dann auf das Verlinkungs-Icon: Dann öffnet sich folgendes Fenster:
Kopieren Sie in die Zeile hinter „Url:“ den Link, den Sie im Bearbeitungsfenster eingefügt haben. Achten Sie darauf, dass nicht zweimal „https://“ dasteht. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
Das nächste hilfreiche Werkzeug in der Bearbeitungsleiste ist das Zeilenspreizung-Tool: Wenn Sie auf dieses Icon klicken, wird der Text, der rechts von dem Pfeil steht, rechtsbündig gesetzt.
Dies ist bei Auflistungen, beispielsweise in Gottesdienst-Übersichten oder bei der Angabe des Textautors, sehr praktisch.
Der Harte Zeilenumbruch ist dann sinnvoll, wenn Sie zwischen den Zeilen z. B. in einer zweizeiligen Überschrift keinen so großen Abstand möchten:
Wenn Sie einen Zeilenumbruch beispielsweise. in einer Überschrift mit der Entertaste machen, ist der Abstand zwischen beiden Zeilen mitunter sehr groß. Wenn Sie aber mit dem „Harten Zeilenumbruch“ arbeiten, ist der Abstand zwischen beiden Zeilen kleiner und sieht besser aus.
Außerdem können Sie mit dem „Harten Zeilenumbruch“ Zwangstrennungen in Texten generieren, wenn Sie beispielweise eine vorteilhaftere Trennung als die vom System vorgeschlagene wünschen.
Ein besonderes Hilfsmittel, um im PPS an Texten zu arbeiten, sind die Sonderzeichen. Unter dem Icon, das aussieht wie ein Omega, wurden Sonderzeichen hinterlegt wie z. B. ein @, † oder ¼. Sehr oft wird auch der lange senkrechte Strich | gesucht, der z. B. zwischen den Monatsangaben der Titelseite Verwendung findet. Wenn Sie auf das Omega-Icon klicken, öffnet sich die Ansicht der vorhandenen Sonderzeichen:
Natürlich können Sie diese Sonderzeichen auch über Kürzel Ihrer Tastatur eingeben, wenn Sie diese Shortcuts kennen. Wenn Sie diese aber nicht finden, sind sie hier für Sie hinterlegt. Eingefügt werden sie an der gewünschten Stelle im Text einfach über das Anklicken.
Eine kleine Besonderheit gibt es an dieser Stelle zu beachten. Möchten Sie die Zeichenabstände „1/8-Geviert“, „1/4-Geviert“ oder „1/2-Geviert“ verwenden, müssen Sie jeweils das leere Feld hinter dem entsprechenden Zeichen anklicken.
Über die Tastenkombination Strg+Z können Sie (wie Sie es z. B. von WORD her kennen) im Bearbeitungsfenster im Editor schrittweise Ihre Textänderungen rückgängig machen.
Eine Auflistung nützlicher Tastenkombinationen finden Sie übrigens auch im Layoutfenster des Editors, indem Sie auf das Tastatur-Symbol klicken:
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