PPS-Handbuch/Exkurs Eine Sammlung anlegen
Ihren allerersten Gemeindebrief, den Sie mit dem PPS erstellt haben, oder einen besonders gut gelungenen Gemeindebrief oder – wenn Sie über das Jahr mit verschiedenen Ausgabenfarben arbeiten – je eine Farbausgabe sollten Sie stets als Sammlung ablegen. Denn alle Gemeindebriefe, die im PPS erstellt werden, werden nach vier Wochen teilarchiviert und nach drei Monaten voll archiviert. Das bedeutet, dass Sie aus diesen archivierten Gemeindebriefen keine Seiten oder Beiträge mehr so einfach in eine neue Ausgabe kopieren können. Lediglich die PDFs können noch eingesehen werden.
Dagegen können Sie aus einem Gemeindebrief, der als Sammlung angelegt wurde, auch nach längerer Zeit Beiträge oder Seiten herauskopieren. Eine Sammlung wird nicht archiviert, bleibt also „offen“.
Eine Sammlung erstellen Sie, indem Sie die Arbeitsschritte „Erstellen einer Ausgabe“ und „Inhalte kopieren“ in leicht abgewandelter Form nacheinander anwenden.
Als erstes klicken Sie, wie beim Anlegen einer Ausgabe, oben rechts im Bildschirm auf „Erstellen“, klicken dann aber auf „neue Sammlung“.
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Füllen Sie die Felder entsprechend aus. Beim Titel empfiehlt es sich, ihn nach dem Schema „sammlung_monate_jahreszahl“ zu vergeben.
Legen Sie 2 leere Seiten an (diese löschen Sie nach dem gelungenen Kopiervorgang dann einfach wieder) und klicken Sie auf „Speichern“.
Sobald Sie die erste Sammlung angelegt haben, sehen Sie in Ihrer Bildschirmansicht oben links neben Ihren Hauptausgaben noch einen Button Sammlungen:
In Ihre neu angelegte Sammlung mit den zwei leeren Seiten können Sie nun den zu kopierenden Gemeindebrief „packen“.
Dies tun Sie, indem Sie in die Seitenansicht der Ausgabe gehen, die Sie kopieren möchten. Markieren Sie dort in der Werkzeugleiste alle Seiten und klicken Sie bei „Aktion wählen“ auf „in andere Ausgabe kopieren“.
Wichtig ist, dass Sie die Inhalte Ihres Gemeindebriefs „mit redaktionellen Beiträgen“ kopieren. Wählen Sie Ihr „Produkt“ (wenn vorhanden — falls Sie in verschiedenen Regionen an der Redaktion beteiligt sind) und nun die soeben angelegte Sammlung.
Wenn alle Felder ausgefüllt sind, klicken Sie bitte einmal auf „Kopieren“.
Wichtig: Klicken Sie unbedingt NUR EINMAL auf „Kopieren“ (kein Doppelklick!), auf keinen Fall ungeduldig werden, der Vorgang dauert einen Moment. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Ihnen die Seiten nicht ordentlich übertragen werden.
Anschließend werden Sie darüber informiert, dass der Vorgang erfolgreich war.
Über den grünen Balken können Sie direkt zur Sammlung springen, indem Sie auf den Namen der Sammlung klicken.
Hier müssen Sie nur noch die ersten beiden (leeren) Seiten löschen über die Werkzeugleiste: Sie markieren dort in der Seitenübersicht die beiden ersten leeren Seiten und klicken bei „Aktion wählen“ auf „löschen“.
Nun haben Sie eine genaue Kopie Ihrer Ausgabe als Sammlung erstellt. Und Sie können so sichergehen, dass in dieser Sammlung weiter alle Inhalte für Sie – anders als bei den archivierten Hauptausgaben – weiter zur Verfügung stehen.
Eine Bitte haben wir aber: Damit nicht irgendwann zu viele alte Sammlungen das System belasten, können Sie diese ja dann bei Gelegenheit auch wieder löschen. So raten wir dazu, dort einen Jahresreigen vorzuhalten, also je nach Erscheinungsfrequenz 12, 6 oder 4 Sammlungen. Vielen Dank!
Handbuch: Inhaltsverzeichnis · ← 12. Kopieren der alten Ausgabe zwecks Nutzung als Basis für die neue Ausgabe · Exkurs: Importieren aus dem Online-Portal ins PPS →